Åtgärdsplan efter internrevision

Nyhet 2018-03-01

Mot bakgrund av att Karolinska Universitetssjukhusets hantering av konsultkostnader har ifrågasatts tillsattes en översyn av processen för inköp av externa konsulter med särskilt fokus på Boston Consulting Group (BCG) i december 2017. Uppdraget utfördes av Ole Alvin, sjukhusets internrevisor. I uppdraget ingick att ge förslag på förbättringsåtgärder. Även Karolinska Universitetssjukhusets styrelse gav sjukhuset ett antal kompletterande åtgärder att genomföra med anledning av revisionen.

En plan för hur åtgärderna ska genomföras och vem som ansvarar är nu klar. Åtgärderna ska införas i verksamheten under första kvartalet 2018. Mia Ejendal leder uppföljningsarbetet kring åtgärderna.

Huvudsakligen syftar åtgärderna till att:

• Skapa en lättanvänd sjukhusövergripande rutin för upphandling av externa konsulter. Häri ingår bland annat att säkra att alla i utvärderingsgruppen signerar sekretess- och jävsblankett, att begära fakturaspecifikation, att dokumentering och spårbarhet skärps, samt att arbetstiden för anlitade konsulter kontrolleras vara i linje med SLL:s uppförandekod för leverantörer
• Justera i delegationsordningen så att den tydligare uttrycker sitt syfte med taknivåer (till exempel om en serie köp ska komma att klassas som ett köp)
• Höja den allmänna kännedomen om vilka rättigheter och skyldigheter anställda på en myndighet har, till exempel regler kring hantering av allmänna handlingar, och att det inte är tillåtet att låna ut sin systembehörighet till någon.
• Juridiskt utreda Karolinskas användande av gratiskonsulter 2013
• Beskriva och utlysa tjänsten Compliance Officer

Därutöver har Karolinska, genom sjukhusdirektören, begärt att landstinget ska teckna ramavtal som är affärsmässiga för avropande part.

FAKTA:

Rekommendationer från internrevisionen:

1. Beloppen i sjukhusets arbets- och delegationsordning skall inte överskridas. Anskaffningsbeslut som avviker från detta skall inte genomföras. Arbets- och delegationsordningen behöver förtydligas och de administrativa rutinerna vad gäller förvaring av dokument avseende upphandling/inköp behöver förbättras
2. Landstinget bör säkerställa att utvärderingsmodeller används som inte lämnar utrymme för taktisk prissättning i ramavtalsupphandlingar. Avtal där högre kompetens prissätts lägre jämfört med lägre kompetens, men där den högre kompetensen inte kan avropas annat än i mindre volymer, bör diskvalificeras. Det bör klargöras i vilken omfattning prisnivåerna i de centrala ramavtalen är möjliga att omförhandla lokalt.
3. Sekretess- och jävsförbindelsen bör tydligt informeras om av upphandlingsavdelningen och skrivas under av deltagare i utvärderingen av anbuden. Personer som tidigare har varit konsulter bör informeras om risken att de kan vara jäviga i olika beslut och att de bör avstå från att delta i ärenden som har med den tidigare konsultfirman att göra fram till dess att det uppenbart inte är problematiskt. En sjukhusgemensam rutin för beställning av konsulttjänster bör tas fram med utgångspunkt från IT-avdelningens rutin. Rutinen föreslås vara generisk och anpassningsbar lokalt. I beställningsrutinen bör specificeras vilka uppgifter som skall framgå av fakturan och innebörden av olika begrepp, till exempel referens på fakturan. Idag finns checklistor, mallar med mera gällande konsultanskaffning, men de bör göras mer pedagogiska och heltäckande. En lathund bör tas fram som beskriver vad man bör tänka på vid anskaffning, upphandling, beställning och uppföljning av konsulttjänster.
4. Uppföljning avseende konsultkostnader, inklusive att konsulter med rätt kompetensnivå används (inte dyra konsulter där de inte behövs), behöver förbättras. Kostnader för "back-office" bör ingå i timpriset för konsulterna. Arbetstider överstigande 170 timmar i månaden bör särskilt noga motiveras och tydliggöras.
5. Sjukhuset bör i beställningen av konsulttjänster begära att leverantören specificerar uppgifter om vilka av leverantörens anställda, inklusive eventuella underkonsulter till leverantören, som utför uppdragen och vilken kompetens och prisnivå de tillhör samt hur många timmar var och en av dem har lagt ner. Det bör vara tydligt både att det är leverantören som upprättar specifikationen och var den specificerade information lagras, vilket det blir om uppgifterna finns på fakturan. Det bör också utredas hur leverantörsavtalen kan bli tydligare, till exempel att uppgifter skall lämnas avseende kostnadsställe, beskrivning av utförd tjänst och datum när tjänsten utfördes. Ekonomiavdelningen bör utreda om kompletta fakturaunderlag avseende perioden 2011 till 2014 kan erhållas från leverantören.
6. Pågående program/projekt bör informeras om vikten av att ha helhetssyn vid riskanalyser och bedöma riskerna utifrån hela styr- och kontrollmiljön.

Samtliga medarbetare inom sjukhuset bör informeras om risken och vikten av att inte låna ut sin behörighet till någon annan.

Av Karolinska Universitetssjukhusets styrelse givna åtgärder

• En ny tjänst som Compliance Officer ska inrättas centralt i ledningen på sjukhuset. Denna person ska se till att rutiner och processer efterlevs.
• För att utesluta eventuella oegentligheter med fakturorna under perioden 2011- 2014 ska ledningen med omedelbar verkan se till att varje saknat underlag kommer fram.
• 2012 lånade BCG ut två konsulter gratis till sjukhuset för att stödja en aktivitet i sjukhusets verksamhetsplan 2013. Detta förfarande uppfattar vi som direkt olämpligt och vi vill att sjukhuset juridiskt granskar detta förfarande.
• Vi vill att Stockholms läns landsting ser över de centrala ramavtalen, eftersom konstruktionen riskerar onödiga kostnader. Det är mycket viktigt med en affärsmässig upphandling.
• Vi ser det som självklart att veckoarbetstiden för anställda hos underleverantörer inte får stå i strid med landstingets uppförandekod. Detta ska implementeras omedelbart.
• Styrelsen vill till varje styrelsemöte ha en uppdatering av behov och användning av konsulter för att kunna sätta detta i relation till bemanning och kostnader.
• Vi vill att sjukhusledningen inleder en dialog med de externa revisorerna för att diskutera en genomlysning av hur sjukhuset arbetar med alla typer av konsulter.
• Melvin Samsom har tillsatt en projektledare för att hålla samman sjukhusets åtgärdsprogram. Vi vill ha en rapportering av detta program vid varje styrelsemöte, med en första diskussion vid styrelsemötet den 6/2. Det aktuella förändringsprogrammet ska vara implementerat senast 31/3.

Landstingets ägarutskott har också kommenterat internrevisionen och gjort en skrivelse kring extra åtgärder som vidtas. Läs mer här på SLL:s hemsida.